Especialista IA & automatizaciones

Los bots y flujos automáticosque hacen crecer el funnel sin parar.

Todo lo que tienes que hacer, en orden, con instrucciones claras.

Tu rol: Eres el responsable de que todos los sistemas hablen entre sí. Configuras el chatbot, montas los flujos en Make/n8n, conectas las plataformas y generas contenido con IA. Sin ti, los leads se pierden y el trabajo manual se multiplica.

0
Fase 0 — Arranque inmediato
Esta semana · Prioridad máxima · 3 acciones críticas

Objetivo de esta fase: Que ningún lead que llega por Instagram, la web o Meta Ads se pierda. En 7 días tienes que tener captura automática funcionando.

0.1
Crear cuenta ManyChat y conectar Instagram y Facebook
Crítico
Cómo hacerlo:
1. Ir a manychat.com → crear cuenta con el email de la clínica
2. Conectar la página de Facebook de Dental Basté (necesitas ser admin)
3. Conectar la cuenta de Instagram Business (tiene que estar vinculada a la página de Facebook)
4. Activar el trigger "Todos los DMs nuevos" → respuesta de bienvenida
5. Probar enviando un DM desde otra cuenta
Qué necesitas:
— Acceso de administrador a la página de Facebook de Dental Basté
— Instagram Business vinculado a Facebook
— Plan ManyChat Pro (~15€/mes) para automatizaciones avanzadas
— Email de la clínica para registrar la cuenta
0.2
Configurar el chatbot básico con GPT-4o (system prompt dental)
Crítico
Cómo hacerlo:
1. En ManyChat, crear un flujo "Respuesta IA" con un paso de tipo External Request
2. Apuntar el webhook a tu endpoint de Make/n8n que llama a GPT-4o
3. Usar el system prompt de abajo (copiarlo tal cual, cambiando el nombre)
4. Configurar captura de datos: cuando el bot detecta nombre/teléfono, guardarlos en campos de ManyChat
5. Probar 5 conversaciones distintas simulando pacientes reales
Qué necesitas:
— API Key de OpenAI (platform.openai.com → API Keys)
— Cuenta en Make.com (plan gratuito para empezar)
— El webhook URL de Make (lo crea Make automáticamente al añadir un módulo "Webhook")
— Guardar la API Key en Bitwarden, nunca en texto plano
Python — System Prompt + Handler GPT-4o para chatbot dental
SYSTEM_PROMPT = """
Eres el asistente virtual de Dental Basté.
Tu objetivo es:
1. Saludar calurosamente y preguntar en qué puedes ayudar
2. Identificar el tratamiento de interés (ortodoncia, implantes, blanqueamiento, etc.)
3. Recopilar nombre completo y método de contacto (teléfono o email)
4. Ofrecer disponibilidad de cita y redirigir al booking
5. Nunca diagnosticar. Si preguntan por síntomas, remitir al doctor.

Tono: cercano, profesional, en español. Respuestas máximo 3 frases.
"""

import openai, json

def process_lead_message(user_message: str, conversation_history: list) -> dict:
    messages = [
        {"role": "system", "content": SYSTEM_PROMPT},
        *conversation_history,
        {"role": "user", "content": user_message}
    ]
    response = openai.chat.completions.create(
        model="gpt-4o",
        messages=messages,
        temperature=0.4,
        max_tokens=200,
        functions=[{
            "name": "capture_lead_data",
            "parameters": {
                "type": "object",
                "properties": {
                    "nombre": {"type": "string"},
                    "tratamiento_interes": {"type": "string"},
                    "telefono": {"type": "string"},
                    "lead_score": {"type": "number", "description": "0-100"}
                }
            }
        }]
    )
    return response.choices[0].message
0.3
Conectar Meta Lead Ads → Gesden (captura automática de leads de anuncios)
Crítico
Cómo hacerlo en Make:
1. En Make, crear un escenario nuevo
2. Módulo 1: Facebook Lead Ads → Watch leads — conectar la cuenta de Meta
3. Módulo 2: HTTP → Make an API Key Auth request — enviar datos a Gesden
4. Módulo 3: ActiveCampaign → Add contact to list — añadir a la lista del tratamiento
5. Módulo 4: 360dialog → Send message — WhatsApp de bienvenida en < 5 min
6. Activar el escenario y probar con un lead de test
Qué necesitas:
— Acceso a la cuenta de Meta Business / Meta Ads
— API Key de Gesden (pedirla a la clínica)
— Cuenta ActiveCampaign con listas creadas por tratamiento
— Número de WhatsApp Business configurado en 360dialog
— Template de WhatsApp aprobado por Meta (proceso de 24–48h)
Flujo 0.3 — Meta Lead Ads → Gesden → Nurturing automático
Trigger
Lead rellena formulario en anuncio de Meta
Make
Crea contacto en Gesden + etiqueta tratamiento
ActiveCampaign
Añade a secuencia de nurturing del tratamiento
WhatsApp
Bienvenida personalizada en < 5 min
1
Fase 1 — Chatbot y cualificación completa
Semanas 1–3 · 4 acciones · Lead scoring + handoff
1.1
Construir el flujo completo de cualificación de leads
Crítico
Cómo hacerlo:
1. En ManyChat, crear un flujo "Cualificación" con 3 preguntas secuenciales
2. Pregunta 1: "¿Qué tratamiento te interesa?" (botones: Ortodoncia / Implantes / Blanqueamiento / Otro)
3. Pregunta 2: "¿Cuál es tu nombre?"
4. Pregunta 3: "¿Te contactamos por WhatsApp o email?"
5. Al completar: enviar datos al webhook de Make → Gesden upsert
6. Calcular lead score según la tabla de abajo y guardarlo como campo en Gesden
Lead scoring — criterios:
+40 pts Implantes u ortodoncia
+20 pts Blanqueamiento o periodoncia
+30 pts Nombre + teléfono + email completos
+20 pts Menciona querer cita esta semana
+10 pts Palabras "dolor", "urgente", "rápido"

Score > 70 → prioridad alta → notificar a recepción
Score < 30 → solo nurturing automático
1.2
Implementar handoff chatbot → recepción
Alta
Cómo hacerlo:
1. Detectar cuando el lead dice "quiero hablar con alguien" o "llamadme"
2. En Make: trigger por webhook de ManyChat → módulo WhatsApp 360dialog
3. Enviar a recepción un mensaje con: nombre del lead, tratamiento, extracto del chat, teléfono
4. En ManyChat: mostrar al lead "En breve te contactará nuestro equipo"
5. Marcar el lead en Gesden con etiqueta "requiere-llamada"
Qué necesitas:
— Número de WhatsApp de recepción (el que recibirá la notificación)
— Template de WhatsApp para notificación interna (no necesita aprobación Meta si es número a número)
— Campo custom en Gesden: requiere_llamada: boolean
1.3
Configurar Calendly y enlazar con el chatbot
Crítico
Cómo hacerlo:
1. Crear cuenta Calendly → crear evento tipo "Primera visita Dental Basté" (30 min)
2. Conectar con Google Calendar de la clínica para sincronizar disponibilidad
3. En ManyChat: cuando lead score > 50, enviar enlace de Calendly directamente en el chat
4. Configurar webhook de Calendly: invitee.created → Make escenario de recordatorios
5. Probar reservando una cita de prueba y verificando que llega al calendario
Qué necesitas:
— Cuenta Calendly (plan gratuito para empezar)
— Acceso a Google Calendar de la clínica
— URL de Calendly para incluir en los mensajes del chatbot
— Webhook URL de Make (crear escenario "Recordatorio cita")
1.4
Montar escenario Make: Calendly → recordatorios automáticos
Crítico
Cómo hacerlo en Make:
1. Módulo 1: Calendly → Watch invitees
2. Módulo 2: Actualizar contacto en Gesden con fecha de cita
3. Módulo 3: Email → Send email — confirmación inmediata al paciente
4. Módulo 4: 360dialog → Schedule message — WhatsApp 24h antes
5. Módulo 5: 360dialog → Schedule message — WhatsApp 2h antes
6. Activar y probar con una cita de prueba
Qué necesitas:
— Credenciales Calendly en Make (OAuth)
— Template WhatsApp aprobado: appointment_reminder_es
— Template WhatsApp aprobado: appointment_reminder_2h_es
— Los templates se aprueban en Meta Business Manager (24–48h)
JSON — Make Scenario: Recordatorio de cita (estructura)
{
  "scenario": "dental_appointment_reminder",
  "trigger": { "app": "calendly", "event": "invitee.created" },
  "steps": [
    { "app": "gesden", "action": "update_contact",
      "data": { "appointment_date": "{{trigger.event.start_time}}" } },
    { "app": "whatsapp_360dialog", "schedule": "-24h",
      "template_name": "appointment_reminder_es" },
    { "app": "whatsapp_360dialog", "schedule": "-2h",
      "template_name": "appointment_reminder_2h_es" }
  ]
}
2
Fase 2 — Nurturing y automatizaciones completas
Semanas 4–6 · 4 acciones · Email · WhatsApp · Reseñas
2.1
Configurar secuencia de nurturing en ActiveCampaign
Alta
Cómo hacerlo:
1. En ActiveCampaign, crear una automatización por tratamiento (4: ortodoncia, implantes, blanqueamiento, general)
2. Trigger: etiqueta lead-cualificado-{tratamiento} añadida al contacto
3. Día 0: email bienvenida + PDF "Guía dental gratuita" (adjunto o link Drive)
4. Día 3: email educativo sobre el tratamiento (generado con GPT-4o, ver código abajo)
5. Día 7: WhatsApp con oferta primera visita gratuita vía Make + 360dialog
6. Día 14: si no tiene cita → asignar tarea manual a recepción en Gesden
Qué necesitas:
— Cuenta ActiveCampaign (plan Lite ~15€/mes hasta 500 contactos)
— API Key ActiveCampaign para conectar con Make
— 4 emails de nurturing redactados (uno por tratamiento, puedes usar GPT-4o)
— PDF "Guía dental" subido a Google Drive con link público
— Template WhatsApp oferta_primera_visita_es aprobado en Meta
YAML — ActiveCampaign: estructura de la secuencia de nurturing
automation:
  name: "Nurturing Implantes"
  trigger: { type: tag_added, tag: "lead-implantes" }
  steps:
    - wait: 0
      action: send_email
      subject: "Tu sonrisa merece lo mejor — Guía gratuita incluida"
    - wait: 3
      condition: "NOT has_appointment"
      action: send_email
      subject: "Implantes dentales: todo lo que debes saber"
    - wait: 7
      condition: "NOT has_appointment"
      action: webhook_make  # Make envía WhatsApp vía 360dialog
    - wait: 14
      condition: "NOT has_appointment"
      action: create_task
      assignee: "recepcion@dentalbaste.es"
2.2
Activar WhatsApp Business API con 360dialog
Alta
Cómo hacerlo:
1. Ir a 360dialog.com → registrar el número de WhatsApp de la clínica
2. Verificar el negocio en Meta Business Manager (necesario para enviar templates)
3. Crear los templates necesarios y enviarlos a aprobación de Meta
4. En Make, usar el módulo HTTP para llamar a la API de 360dialog
5. Probar enviando un template a un número de prueba
Templates que necesitas crear:
appointment_reminder_es — recordatorio 24h
appointment_reminder_2h_es — recordatorio 2h
oferta_primera_visita_es — nurturing día 7
solicitud_resena_es — post-tratamiento

Cada template tarda 24–48h en aprobarse. Enviarlos todos a la vez.
2.3
Flujo automático de reseña post-tratamiento
Media
Cómo hacerlo:
1. En Gesden, marcar la cita como "completada" activa un webhook a Make
2. Make espera 2 horas → envía WhatsApp de satisfacción (escala 1–5)
3. Si responde ≥ 4 → Make envía link de reseña Google
4. Si responde < 4 → notificación interna a recepción + GPT-4o sugiere respuesta
5. Monitorizar con Make + Google Places API cada 6h nuevas reseñas
Qué necesitas:
— Webhook en Gesden al completar cita (configurar con soporte Gesden)
— Template WhatsApp solicitud_resena_es aprobado
— URL de perfil Google Business de Dental Basté (para el link de reseña)
— Google Places API Key para monitorizar reseñas nuevas
Flujo 2.3 — Reseña post-tratamiento
Trigger
Cita "completada" en Gesden
+2h
WhatsApp satisfacción 1–5
¿≥ 4?
Sí → link reseña Google · No → alerta recepción
IA
GPT-4o sugiere respuesta si reseña negativa
2.4
Automatizar campañas de Meta Ads (nivel 1 + 2)
Alta
Nivel 1 — Reglas nativas (sin código, hacer ya):
En Meta Ads Manager → Reglas automáticas:
· Pausar anuncio si CPL > 20€ en los últimos 7 días
· Aumentar presupuesto +20% si ROAS > 4x
· Alerta por email si el gasto diario supera el límite
· Activar campaña de reactivación si no hay leads en 3 días
Nivel 2 — Make (configurar en esta fase):
· Informe semanal automático: Make extrae datos de Meta → formatea → envía email cada lunes
· Sincronizar lista de pacientes Gesden → Meta Custom Audience (para lookalikes)
· Si campaña gasta > presupuesto → notificación WhatsApp al gestor de ads
· Conversiones offline: cita confirmada en Gesden → Make → Meta CAPI (mejora el algoritmo)
3
Fase 3 — Contenido IA y optimización
Semanas 7–12 · 4 acciones · Metricool · Copy Ads · Dashboard
3.1
Automatizar publicaciones en redes con Metricool + GPT-4o
Alta
Cómo hacerlo:
1. Crear cuenta Metricool → conectar Instagram, Facebook y Google Business
2. Obtener API Token: Metricool → Settings → API → generar token
3. En Make: escenario "Nuevo archivo en Drive → generar caption → programar post"
4. Módulo 1: Google Drive → Watch files in folder (/Posts/ y /Reels/)
5. Módulo 2: HTTP → OpenAI API (generar caption con GPT-4o)
6. Módulo 3: HTTP → Metricool API (programar post)
7. Enviar notificación para revisión antes de publicar (opcional)
Qué necesitas:
— Cuenta Metricool (plan Advanced ~18€/mes para API)
METRICOOL_API_TOKEN guardado en Bitwarden
— Instagram Business conectado a Metricool
— Carpeta en Drive: /Posts/ y /Reels/ compartida con el filmmaker
— Frecuencia objetivo: 3–4 posts/semana automáticos
Python — Generar caption + programar en Metricool API
import openai, requests, json

def generar_caption(tratamiento: str, tipo: str) -> dict:
    prompt = f"""
Post de Instagram/Facebook para clínica dental.
Tipo: {tipo} (educativo|promocional|testimonio|reel)
Tratamiento: {tratamiento}
JSON: {{"caption": "150 palabras máx, 1 emoji/párrafo, CTA al final",
        "hashtags": ["10 hashtags"], "mejor_hora": "HH:MM"}}
"""
    r = openai.chat.completions.create(model="gpt-4o",
        messages=[{"role":"user","content":prompt}],
        response_format={"type":"json_object"}, temperature=0.7)
    return json.loads(r.choices[0].message.content)

def programar_post(caption: dict, media_url: str, fecha: str) -> bool:
    texto = caption["caption"] + " " + " ".join(caption["hashtags"])
    r = requests.post("https://app.metricool.com/api/v2/scheduler/post",
        headers={"Authorization": f"Bearer {METRICOOL_API_TOKEN}"},
        json={"text": texto, "media": [{"url": media_url}],
              "scheduledAt": fecha, "networks": ["instagram", "facebook"]})
    return r.status_code == 200
3.2
Generar copy para anuncios Meta Ads y Google Ads con GPT-4o
Media
Cómo hacerlo:
1. Cuando cambie el tratamiento o la oferta del mes, ejecutar el script de abajo
2. GPT-4o genera 3 variantes de headline + descripción respetando los límites de cada plataforma
3. Copiar las variantes al panel de Meta Ads / Google Ads para crear el anuncio
4. A/B test automático: crear 2 conjuntos de anuncios con variantes distintas y dejar correr 7 días
Límites de caracteres:
Meta Ads: Headline 40 · Descripción 125 · Texto principal 125
Google RSA: Headline 30 · Descripción 90

Trigger recomendado: Ejecutar manualmente cada vez que cambia la oferta del mes (no hace falta automatizarlo en esta fase).
Python — Generador de copy para anuncios Meta / Google Ads
def generar_copy_ads(tratamiento: str, plataforma: str, oferta: str = "") -> dict:
    l = {"meta":{"h":40,"d":125}, "google":{"h":30,"d":90}}.get(plataforma, {"h":40,"d":125})
    prompt = f"""
Copy para {plataforma.upper()} Ads. Clínica dental. Tratamiento: {tratamiento}. Oferta: {oferta or "primera visita gratis"}.
3 variantes JSON: [{{"headline":"máx {l['h']} chars","descripcion":"máx {l['d']} chars","cta":"BOOK_NOW|LEARN_MORE"}}]
Tono: directo, confianza, sin tecnicismos. Español de España.
"""
    r = openai.chat.completions.create(model="gpt-4o",
        messages=[{"role":"user","content":prompt}],
        response_format={"type":"json_object"}, temperature=0.8)
    return json.loads(r.choices[0].message.content)

# generar_copy_ads("Ortodoncia invisible", "meta", "Primera consulta gratis")
# generar_copy_ads("Implantes dentales", "google", "Financiación sin intereses")
3.3
Generar copy para spots TV y emails de nurturing con GPT-4o
Media
Copy para TV (coordinado con el especialista de vídeo):
1. El especialista de vídeo te da: tratamiento + precio + oferta activa
2. Ejecutas el script → obtienes titulo_1, titulo_2, titulo_3, descripción, CTA en JSON
3. Pasas el JSON al especialista de marketing para insertar en el slide de la TV
4. Máximo 6 palabras por título; descripción máximo 2 líneas
Emails de nurturing (4 plantillas por tratamiento):
1. Generar una plantilla base con GPT-4o por cada tratamiento: ortodoncia, implantes, blanqueamiento, periodoncia
2. Revisar y aprobar antes de subir a ActiveCampaign
3. Incluir siempre: dato educativo + beneficio + CTA primera visita gratuita
4. Subject line: probar 2 variantes por A/B test en ActiveCampaign
3.4
Montar dashboard de métricas en Looker Studio
Baja
Cómo hacerlo:
1. Ir a lookerstudio.google.com → Crear informe
2. Conectar fuentes: Google Ads, Meta Ads (vía conector oficial), GA4, ActiveCampaign
3. Crear páginas: Captación · Conversión · Email · Redes · Resumen ejecutivo
4. Configurar envío automático cada lunes a las 9h por email al equipo
Métricas clave a incluir:
— Leads captados por canal (chatbot / web / Meta Lead Ads)
— CPL por campaña y tratamiento
— Tasa lead → cita (objetivo > 35%)
— No-show rate (objetivo < 12%)
— Email open rate y CTR
— Valoración media Google Business
Mapa de Conexiones
Todas las integraciones y credenciales necesarias

Gestión de credenciales: Todas las API Keys se guardan en Bitwarden Secrets. Nunca en texto plano, nunca en el repositorio. Rotación trimestral obligatoria.

OrigenDestinoHerramientaDato transferidoFase
Instagram / Facebook DMGPT-4o + GesdenManyChat + MakeMensajes, datos lead, scoreF0
Meta Lead AdsGesden + ActiveCampaignMake webhookNombre, email, tratamientoF0
CalendlyGesden + WhatsAppMake webhookCita confirmada, recordatoriosF1
Gesden (cita completada)WhatsApp + ActiveCampaignn8n webhookSolicitud reseña, nurturingF2
Google Drive (nuevo archivo)MetricoolMake + GPT-4oPost programado con captionF3
Google ReviewsWhatsApp recepciónMake + Places APINueva reseña + respuesta sugeridaF2
Gesden (cita → paciente)Meta CAPIMakeConversión offlineF2

Credenciales que necesitas obtener

CredencialDónde obtenerlaGuardar comoFase
OpenAI API Keyplatform.openai.com → API KeysOPENAI_API_KEYF0
Gesden API KeyPedir a soporte GesdenGESDEN_API_KEYF0
ActiveCampaign API KeyAC → Settings → DeveloperAC_API_KEYF0
360dialog API Keyhub.360dialog.com → APIWHATSAPP_API_KEYF1
Metricool API TokenMetricool → Settings → APIMETRICOOL_API_TOKENF3
Google Places API Keyconsole.cloud.google.comGOOGLE_PLACES_KEYF2