Tu rol en el funnel: El chatbot y los anuncios atraen al paciente. La web y el booking facilitan la cita. Pero eres tú quien cierra. Tu trabajo es asegurarte de que los leads cualificados se conviertan en visitas reales, que las citas se cumplan, y que el paciente tenga una experiencia que genere reseñas y referencias. Sin este rol, el funnel tiene una fuga enorme.
Fase 0 — Configurar tus herramientas
Esta semana · Accesos y configuración · Sin esto no puedes trabajar
Objetivo: Tener todos los accesos configurados y saber qué pasa cuando llega un lead. El sistema automatizado te avisa, pero la acción final (llamar, confirmar, responder) es tuya.
0.1
Configurar acceso a Gesden y entender el pipeline de leads
Crítico
Cómo funciona el flujo de leads:
1. El paciente rellena un formulario web, escanea el QR de la TV o habla con el chatbot
2. El sistema (Make + Especialista IA) crea automáticamente un contacto en Gesden
3. Tú recibes una notificación (email o WhatsApp) con los datos del lead
4. Si el lead reservó cita en Calendly: ya está en el calendario, solo confirmar
5. Si el lead dejó sus datos pero NO reservó cita: tienes que llamarle en < 2 horas
Regla de oro: Un lead que no recibe contacto humano en las primeras 2 horas tiene 80% menos probabilidades de convertirse.
1. El paciente rellena un formulario web, escanea el QR de la TV o habla con el chatbot
2. El sistema (Make + Especialista IA) crea automáticamente un contacto en Gesden
3. Tú recibes una notificación (email o WhatsApp) con los datos del lead
4. Si el lead reservó cita en Calendly: ya está en el calendario, solo confirmar
5. Si el lead dejó sus datos pero NO reservó cita: tienes que llamarle en < 2 horas
Regla de oro: Un lead que no recibe contacto humano en las primeras 2 horas tiene 80% menos probabilidades de convertirse.
Accesos que necesitas:
— Gesden: Cuenta con permisos de recepción (gestión de citas y pacientes)
— Calendly: Acceso de equipo para ver y gestionar todas las citas
— WhatsApp Business: Acceso al número de la clínica para responder mensajes
— Gmail / email de la clínica: Para notificaciones de nuevos leads
— Google Calendar: Sincronizado con Calendly (para ver huecos disponibles)
Pedir estos accesos al Especialista IA en la primera semana.
— Gesden: Cuenta con permisos de recepción (gestión de citas y pacientes)
— Calendly: Acceso de equipo para ver y gestionar todas las citas
— WhatsApp Business: Acceso al número de la clínica para responder mensajes
— Gmail / email de la clínica: Para notificaciones de nuevos leads
— Google Calendar: Sincronizado con Calendly (para ver huecos disponibles)
Pedir estos accesos al Especialista IA en la primera semana.
0.2
Aprender el protocolo de handoff del chatbot
Crítico
Cuándo el chatbot te pasa un lead:
El chatbot transfiere automáticamente a recepción humana cuando:
— El paciente pregunta por precios (el chatbot no da precios)
— El paciente pregunta por algo fuera del guión (casos complejos)
— El paciente ha tenido 3 o más interacciones sin reservar cita
— El lead score supera 70 puntos (lead muy cualificado)
Recibirás un aviso por WhatsApp/email con el resumen de la conversación y los datos del lead.
El chatbot transfiere automáticamente a recepción humana cuando:
— El paciente pregunta por precios (el chatbot no da precios)
— El paciente pregunta por algo fuera del guión (casos complejos)
— El paciente ha tenido 3 o más interacciones sin reservar cita
— El lead score supera 70 puntos (lead muy cualificado)
Recibirás un aviso por WhatsApp/email con el resumen de la conversación y los datos del lead.
Cómo responder a un handoff:
1. Leer el resumen de la conversación que te manda el sistema
2. NO volver a preguntar lo que ya contó al chatbot — el paciente se frustra
3. Empezar con: "Hola [nombre], te escribo de Dental Basté. He visto que estás interesado/a en [tratamiento]. ¿Tienes unos minutos para hablar o prefieres que te llame?"
4. Objetivo de la llamada: confirmar que entienden el tratamiento y reservar la cita de valoración
5. Registrar el resultado en Gesden (cita reservada / no contestó / necesita más info)
1. Leer el resumen de la conversación que te manda el sistema
2. NO volver a preguntar lo que ya contó al chatbot — el paciente se frustra
3. Empezar con: "Hola [nombre], te escribo de Dental Basté. He visto que estás interesado/a en [tratamiento]. ¿Tienes unos minutos para hablar o prefieres que te llame?"
4. Objetivo de la llamada: confirmar que entienden el tratamiento y reservar la cita de valoración
5. Registrar el resultado en Gesden (cita reservada / no contestó / necesita más info)
0.3
Configurar las notificaciones de nuevas citas en Calendly
Crítico
Cómo hacerlo:
1. En Calendly → Configuración de notificaciones → Activar email de confirmación para el equipo
2. Añadir tu email para recibir un aviso cada vez que se reserve una cita
3. Verificar en Google Calendar que la cita aparece automáticamente
4. Confirmar que el sistema envía el recordatorio automático al paciente (24h y 2h antes) — esto lo configura el Especialista IA
5. Si el paciente no aparece: marcar como "no-show" en Gesden y activar el flujo de recuperación
1. En Calendly → Configuración de notificaciones → Activar email de confirmación para el equipo
2. Añadir tu email para recibir un aviso cada vez que se reserve una cita
3. Verificar en Google Calendar que la cita aparece automáticamente
4. Confirmar que el sistema envía el recordatorio automático al paciente (24h y 2h antes) — esto lo configura el Especialista IA
5. Si el paciente no aparece: marcar como "no-show" en Gesden y activar el flujo de recuperación
Qué ocurre automáticamente cuando se reserva una cita:
— El paciente recibe email de confirmación (Calendly)
— El paciente recibe WhatsApp de confirmación (Make + 360dialog)
— Se crea el recordatorio automático para 24h antes
— El lead se actualiza en Gesden con estado "cita reservada"
Tu tarea: Revisar que todo ocurrió correctamente y preparar la visita.
— El paciente recibe email de confirmación (Calendly)
— El paciente recibe WhatsApp de confirmación (Make + 360dialog)
— Se crea el recordatorio automático para 24h antes
— El lead se actualiza en Gesden con estado "cita reservada"
Tu tarea: Revisar que todo ocurrió correctamente y preparar la visita.
Fase 1 — Gestión diaria de leads y citas
Día a día · Protocolo de contacto · Confirmación y reducción de no-shows
1.1
Protocolo de contacto con leads que NO reservaron cita
Crítico
Secuencia de contacto (en este orden):
Contacto 1 (dentro de las primeras 2 horas):
WhatsApp: "Hola [nombre], soy [tu nombre] de Dental Basté. Te escribo porque has dejado tus datos en nuestra web interesándote por [tratamiento]. ¿Tienes disponibilidad esta semana para una visita de valoración gratuita?"
Contacto 2 (si no responde en 24h):
Llamada telefónica. Si no contesta: dejar un mensaje de voz corto.
Contacto 3 (48h después):
WhatsApp: "Hola [nombre], te vuelvo a escribir por si no viste mi mensaje. Tu primera visita es sin coste — reserva cuando quieras: [link Calendly]"
Contacto 1 (dentro de las primeras 2 horas):
WhatsApp: "Hola [nombre], soy [tu nombre] de Dental Basté. Te escribo porque has dejado tus datos en nuestra web interesándote por [tratamiento]. ¿Tienes disponibilidad esta semana para una visita de valoración gratuita?"
Contacto 2 (si no responde en 24h):
Llamada telefónica. Si no contesta: dejar un mensaje de voz corto.
Contacto 3 (48h después):
WhatsApp: "Hola [nombre], te vuelvo a escribir por si no viste mi mensaje. Tu primera visita es sin coste — reserva cuando quieras: [link Calendly]"
Registrar siempre en Gesden:
— Fecha y hora de cada intento de contacto
— Canal usado (WhatsApp / llamada / email)
— Respuesta del lead (no contestó / interesado / no le interesa ahora / reservó cita)
— Próxima acción y fecha
Si el lead dice que no le interesa: marcar en Gesden como "descartado" para que el sistema pare los mensajes automáticos. Nunca insistir más de 3 veces.
— Fecha y hora de cada intento de contacto
— Canal usado (WhatsApp / llamada / email)
— Respuesta del lead (no contestó / interesado / no le interesa ahora / reservó cita)
— Próxima acción y fecha
Si el lead dice que no le interesa: marcar en Gesden como "descartado" para que el sistema pare los mensajes automáticos. Nunca insistir más de 3 veces.
1.2
Reducir el no-show: confirmación manual el día anterior
Alta
El sistema ya envía recordatorios automáticos, pero tú haces la diferencia:
1. El día anterior a la cita: el sistema envía un WhatsApp automático a las 10h
2. Si el paciente no confirma antes de las 17h: envíale un mensaje personal (no automático)
3. Mensaje: "Hola [nombre], mañana tienes tu visita en Dental Basté a las [hora]. ¿Confirmamos? Si necesitas cambiar la hora, avísame y te busco otro hueco."
4. Si no contesta: llamada telefónica breve
Esta confirmación personal reduce el no-show del 30–40% al 10–15%.
1. El día anterior a la cita: el sistema envía un WhatsApp automático a las 10h
2. Si el paciente no confirma antes de las 17h: envíale un mensaje personal (no automático)
3. Mensaje: "Hola [nombre], mañana tienes tu visita en Dental Basté a las [hora]. ¿Confirmamos? Si necesitas cambiar la hora, avísame y te busco otro hueco."
4. Si no contesta: llamada telefónica breve
Esta confirmación personal reduce el no-show del 30–40% al 10–15%.
Qué hacer cuando hay un no-show:
1. Marcar en Gesden como "no-show"
2. El sistema automático enviará un WhatsApp al día siguiente (configurado por Especialista IA)
3. Si el paciente tenía alta intención: llamarle personalmente ese mismo día
4. Ofrecerle reagendar inmediatamente: "Entiendo que surgió algo. ¿Te parece si buscamos otro hueco esta semana?"
El 50% de los no-shows se recuperan si se contacta el mismo día.
1. Marcar en Gesden como "no-show"
2. El sistema automático enviará un WhatsApp al día siguiente (configurado por Especialista IA)
3. Si el paciente tenía alta intención: llamarle personalmente ese mismo día
4. Ofrecerle reagendar inmediatamente: "Entiendo que surgió algo. ¿Te parece si buscamos otro hueco esta semana?"
El 50% de los no-shows se recuperan si se contacta el mismo día.
1.3
Responder reseñas de Google y mensajes directos
Alta
Reseñas de Google Business Profile:
— Objetivo: responder a todas las reseñas en menos de 24h
— Reseña positiva: agradecer con el nombre del paciente + mención al tratamiento
— Reseña negativa: respuesta empática, sin discutir, ofreciendo solución por privado
— Nunca copiar y pegar la misma respuesta — Google penaliza esto
El Especialista IA puede generar borradores de respuestas; tú los personalizas antes de publicar.
— Objetivo: responder a todas las reseñas en menos de 24h
— Reseña positiva: agradecer con el nombre del paciente + mención al tratamiento
— Reseña negativa: respuesta empática, sin discutir, ofreciendo solución por privado
— Nunca copiar y pegar la misma respuesta — Google penaliza esto
El Especialista IA puede generar borradores de respuestas; tú los personalizas antes de publicar.
Mensajes directos en redes sociales:
— Instagram DM y Facebook Messenger: responder en menos de 2h durante horario comercial
— ManyChat gestiona los mensajes iniciales automáticamente (ver Fase 0 IA)
— Si el paciente pregunta por precios o info detallada: el chatbot te pasa el hilo
— Usar las respuestas rápidas de Instagram para preguntas frecuentes
— Instagram DM y Facebook Messenger: responder en menos de 2h durante horario comercial
— ManyChat gestiona los mensajes iniciales automáticamente (ver Fase 0 IA)
— Si el paciente pregunta por precios o info detallada: el chatbot te pasa el hilo
— Usar las respuestas rápidas de Instagram para preguntas frecuentes
Fase 2 — Experiencia del paciente y reseñas
Semanas 4–8 · Onboarding del paciente · Generación de reseñas
2.1
Onboarding del paciente antes de la primera visita
Alta
Secuencia automática (configurada por Especialista IA):
— Día 0 (reserva): Email + WhatsApp de confirmación con dirección y parking
— Día -3: WhatsApp "Te esperamos el [día]" con recordatorio
— Día -1: Confirmación final + enlace para cancelar si necesita (mejor que el no-show)
— Día 0 (2h antes): Recordatorio final
Tu tarea: Verificar que la secuencia funciona para cada nuevo paciente y personalizar si el caso lo requiere.
— Día 0 (reserva): Email + WhatsApp de confirmación con dirección y parking
— Día -3: WhatsApp "Te esperamos el [día]" con recordatorio
— Día -1: Confirmación final + enlace para cancelar si necesita (mejor que el no-show)
— Día 0 (2h antes): Recordatorio final
Tu tarea: Verificar que la secuencia funciona para cada nuevo paciente y personalizar si el caso lo requiere.
Durante la visita — momentos clave para la experiencia:
— Recibir al paciente por su nombre desde la entrada
— Tener preparado su historial básico en Gesden antes de que llegue
— Si viene por el chatbot: ya sabes qué tratamiento le interesa — mencionarlo
— Al finalizar: explicar los próximos pasos de forma clara
— Si el tratamiento requiere más visitas: reservar la siguiente antes de que salga
— Recibir al paciente por su nombre desde la entrada
— Tener preparado su historial básico en Gesden antes de que llegue
— Si viene por el chatbot: ya sabes qué tratamiento le interesa — mencionarlo
— Al finalizar: explicar los próximos pasos de forma clara
— Si el tratamiento requiere más visitas: reservar la siguiente antes de que salga
2.2
Solicitar reseñas de Google (el activo más valioso)
Alta
Cómo pedir reseñas (el momento y el cómo importan):
1. El mejor momento: justo después de un tratamiento positivo, cuando el paciente está contento
2. En persona: "[Nombre], nos ayudaría muchísimo si pudieras dejarnos una reseña en Google — solo tardan 2 minutos."
3. Mostrar el QR del Google Business Profile en recepción
4. El sistema envía automáticamente un WhatsApp con el link 2 horas después de la visita (ver Fase 2 IA)
5. Objetivo: 2–3 reseñas nuevas por semana
1. El mejor momento: justo después de un tratamiento positivo, cuando el paciente está contento
2. En persona: "[Nombre], nos ayudaría muchísimo si pudieras dejarnos una reseña en Google — solo tardan 2 minutos."
3. Mostrar el QR del Google Business Profile en recepción
4. El sistema envía automáticamente un WhatsApp con el link 2 horas después de la visita (ver Fase 2 IA)
5. Objetivo: 2–3 reseñas nuevas por semana
Por qué las reseñas son críticas para el funnel:
— Las reseñas de Google influyen directamente en el posicionamiento local (SEO)
— Un paciente que llega desde una búsqueda "dentista [ciudad]" lee las reseñas antes de reservar
— 50+ reseñas con 4.8+ estrellas reduce drásticamente el CPL de los anuncios (más confianza = más conversión)
— Las reseñas con fotos tienen 3x más impacto
Pedir siempre la reseña de forma personal — los mensajes automáticos convierten menos.
— Las reseñas de Google influyen directamente en el posicionamiento local (SEO)
— Un paciente que llega desde una búsqueda "dentista [ciudad]" lee las reseñas antes de reservar
— 50+ reseñas con 4.8+ estrellas reduce drásticamente el CPL de los anuncios (más confianza = más conversión)
— Las reseñas con fotos tienen 3x más impacto
Pedir siempre la reseña de forma personal — los mensajes automáticos convierten menos.
2.3
Coordinar sesiones de grabación en la clínica con el Especialista Vídeo
Media
Tu papel como facilitadora de las grabaciones:
1. Gestionar los permisos de los pacientes que aparecerán en vídeo (formulario de consentimiento)
2. Identificar pacientes que podrían dar un testimonio en vídeo (satisfechos, comunicativos)
3. Coordinar con el equipo médico las horas de menor actividad para grabar sin interrupciones
4. Avisar a todo el equipo cuando hay grabación ese día (para llegar presentables)
5. Asegurar que el consentimiento RGPD está firmado antes de grabar
1. Gestionar los permisos de los pacientes que aparecerán en vídeo (formulario de consentimiento)
2. Identificar pacientes que podrían dar un testimonio en vídeo (satisfechos, comunicativos)
3. Coordinar con el equipo médico las horas de menor actividad para grabar sin interrupciones
4. Avisar a todo el equipo cuando hay grabación ese día (para llegar presentables)
5. Asegurar que el consentimiento RGPD está firmado antes de grabar
Formulario de consentimiento RGPD para vídeo:
El documento debe incluir:
— Nombre completo y DNI del paciente
— Descripción del uso: redes sociales, TV del escaparate, web de la clínica
— Duración de la cesión de derechos
— Posibilidad de revocar el consentimiento en cualquier momento
Archivar todos los consentimientos firmados en Google Drive:
El documento debe incluir:
— Nombre completo y DNI del paciente
— Descripción del uso: redes sociales, TV del escaparate, web de la clínica
— Duración de la cesión de derechos
— Posibilidad de revocar el consentimiento en cualquier momento
Archivar todos los consentimientos firmados en Google Drive:
/RGPD/Consentimientos_Video/
Fase 3 — Retención y referidos
Semanas 9–12 · Pacientes recurrentes · Programa de referidos
3.1
Gestionar el seguimiento post-tratamiento
Media
Secuencia automática post-tratamiento (Especialista IA configura esto):
— Día +1: WhatsApp "¿Cómo te encuentras después del tratamiento? Si tienes alguna duda, estamos aquí."
— Día +7: Email con consejos de cuidado post-tratamiento
— Día +30: Recordatorio de revisión (si aplica)
— Día +90 / +180: Recordatorio de próxima limpieza o revisión anual
Tu tarea: Si el paciente responde al WhatsApp, tomar el relevo de la conversación.
— Día +1: WhatsApp "¿Cómo te encuentras después del tratamiento? Si tienes alguna duda, estamos aquí."
— Día +7: Email con consejos de cuidado post-tratamiento
— Día +30: Recordatorio de revisión (si aplica)
— Día +90 / +180: Recordatorio de próxima limpieza o revisión anual
Tu tarea: Si el paciente responde al WhatsApp, tomar el relevo de la conversación.
Identificar oportunidades de upsell:
Durante la revisión, identificar tratamientos complementarios que podrían interesarle al paciente (siempre desde la perspectiva de su salud, nunca presión comercial):
— Paciente con ortodoncia terminada → blanqueamiento
— Paciente con implante → revisión de periodontal
— Paciente con limpieza → valoración de brackets
Registrar en Gesden el tratamiento potencial para el siguiente email automático.
Durante la revisión, identificar tratamientos complementarios que podrían interesarle al paciente (siempre desde la perspectiva de su salud, nunca presión comercial):
— Paciente con ortodoncia terminada → blanqueamiento
— Paciente con implante → revisión de periodontal
— Paciente con limpieza → valoración de brackets
Registrar en Gesden el tratamiento potencial para el siguiente email automático.
3.2
Programa de referidos (el canal con menor CPL)
Baja
Cómo funciona:
1. Después de un tratamiento exitoso, ofrecer al paciente un incentivo por referir a un amigo:
"Si recomiendas Dental Basté a un amigo y viene a una primera visita, te regalamos [descuento/servicio]."
2. El paciente recibe un código o link único de referido (gestionar con Especialista IA)
3. Cuando el referido reserva cita usando ese link, el sistema lo registra automáticamente
4. Notificar manualmente al paciente que ha conseguido su recompensa
1. Después de un tratamiento exitoso, ofrecer al paciente un incentivo por referir a un amigo:
"Si recomiendas Dental Basté a un amigo y viene a una primera visita, te regalamos [descuento/servicio]."
2. El paciente recibe un código o link único de referido (gestionar con Especialista IA)
3. Cuando el referido reserva cita usando ese link, el sistema lo registra automáticamente
4. Notificar manualmente al paciente que ha conseguido su recompensa
Por qué funciona:
— El CPL de un referido es prácticamente 0 (coste del incentivo vs coste del anuncio)
— Los pacientes referidos tienen una tasa de conversión 4x mayor que los leads de ads
— La retención de pacientes referidos es un 37% mayor
— Es el canal con mayor LTV (Life Time Value)
Comenzar con este programa a partir de 50 pacientes activos.
— El CPL de un referido es prácticamente 0 (coste del incentivo vs coste del anuncio)
— Los pacientes referidos tienen una tasa de conversión 4x mayor que los leads de ads
— La retención de pacientes referidos es un 37% mayor
— Es el canal con mayor LTV (Life Time Value)
Comenzar con este programa a partir de 50 pacientes activos.
Tus herramientas del día a día
Lo que usas cada día y para qué sirve
| Herramienta | Para qué la usas | Frecuencia |
|---|---|---|
| Gesden | Ver, registrar y actualizar leads y citas. Historial del paciente. | Varias veces al día |
| Calendly | Ver el calendario de citas. Mover o cancelar citas si es necesario. | Cada mañana |
| WhatsApp Business | Responder a pacientes que el chatbot te pasa. Confirmaciones manuales. | Varias veces al día |
| Google Calendar | Ver la agenda del día con las citas confirmadas. | Cada mañana |
| Google Business Profile | Responder a las reseñas de Google. | Diario |
| Instagram / Facebook | Responder DMs que el chatbot te transfiere. | 2–3 veces al día |
| Email de la clínica | Notificaciones de nuevos leads y confirmaciones de Calendly. | Cada mañana y tarde |